Es el Proceso Archivistico que permite conocer qué tipo de información se produce, cómo se debe conservar, para finalmente obtener acceso oportuno a ella. Contempla las siguientes fases: 

Proceso archivístico que permite la disminución de espacio dedicado al almacenamiento de documentos y la optimización de las áreas de custodia y conservación,  a través de la aplicación de instrumentos archivísticos,  generando beneficios como:

- Disminución de costos de Almacenamiento

- Ingresos por la venta del material reciclado 

- Inclusión de la gestión del archivo en el programa corporativo de manejo de residuos amigables con el medio ambiente.

Servicio archivístico que permite tercerizar la gestión documental de archivos activos e inactivos, logrando la prestación de un servicio calificado en forma ininterrumpida y oportuna. Contando con asesoría permanente.

Servicio archivístico que permite tercerizar el almacenamiento de los documentos, en condiciones adecuadas, sin perder el control ni el acceso oportuno a la información, generando mayores espacios de productividad dentro de la organización.

Servicio archivístico que permite trasladar toda la documentación en forma adecuada, sin generar ningún trastorno al cliente permitiendo la continuidad del servicio prontamente. 

Proceso archivístico que mediante la aplicación de herramientas tecnológicas, permite la conservación y preservación del documento físico, facilitado la consulta del mismo sin necesidad de manipularlo. Si llegase a ser necesario, la información preservada por éstas técnicas puede constituirse en prueba o testimonio en requerimientos legales mediante la certificación de la misma.

Servicio archivístico que permite armonizar la Gestión Documental de la empresa, con la planeación estratégica de la organización y dar cumplimiento a las directrices del Archivo General del la Nación. 

PINAR

Plan Institucional de Archivos 

Herramienta de Planeación para la coordinación archivística, que cumple con las pautas de la ley 594 de 2000, Ley 1712 de 2014 y Decreto 1080 del 26 de 2015 (Capitulo V, artículos 2.8.2.5.2. y 2.8.2.9.2.)

TRD

Tablas de Retención Documental 

Instrumento archívistico que agrupa la documentación de la empresa, acorde a la composición orgánica, manuales de funciones y de procedimiento de la organización, estableciendo tiempos de conservación de acuerdo al marco legal y controlando de esta forma la producción documental. 

TVD

Tablas de Valoración Documental 

Instrumento archivístico que agrupo la documentación de fondos acumulados, salvaguardando el patrimonio documental. 

PGD

Programa de Gestión Documental 

Es el documento en que se desarrollan la gestión documental y el archivo; según la ley 594 de 2000 que estableció las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. 

Servicio que permite facilitar el cliente la compra, el alquiler y los equipos, así como la adquisición de insumos para la Gestión Documental. 

• Escáner de alta producción.
• Equipos de cómputo.
• Impresoras (multifuncionales, de códigos de barra).
• Cajas. Tapayutes, ganchos legajadores y código de barra. 

Servicio que permite la actualización en línea de registros en bases de datos, a través de canales dedicados, sin importar la ubicación física de los servidores del cliente.